26 juni 2024
Newsec har facility management-systemet som kerneplatform for drift og vedligeholdelse. Dette system udgør rygraden for teknisk facility management og drift. Ved opstart af nye opgaver eller justeringer i ejendomsporteføljen tager det kun få timer, før nye bygninger er integreret i systemet til drift og vedligeholdelse hos Newsec.
Rune Mikaelsen er direktør for teknisk facility management i Newsec Property Asset Management (Newsec), en af Nordeuropas største forvaltere af erhvervsejendomme (se faktaboks). I mere end ti år har Rune Mikaelsen brugt Plania som værktøj til drift og vedligeholdelse af bygninger.
Newsec administrerer omkring 2.000 bygninger med et samlet areal på over 4 millioner kvadratmeter i Norge. Et centralt fokus i dette arbejde er at opfylde kravene fra ISO-certificering samt gældende love og regler. Dette kræver digitale værktøjer, god struktur og effektive arbejdsprocesser.
"Som ISO-certificerede fører både interne og eksterne revisioner hurtigt til indsigt i vores facility management-system for dokumentation. Det er derfor vigtigt, at aktiviteter udføres rettidigt, og at vi har kontrol over alle bygninger," fortæller Rune Mikaelsen.
Systemet skal vise bygningernes tilstand og give et komplet overblik over status for periodiske opgaver samt mangler eller afvigelser i Newsecs portefølje. Dette giver Rune Mikaelsen den nødvendige indsigt til at iværksætte de rette tiltag.
Overblikket over arbejdet med drift og vedligeholdelse dannes ikke kun i facility management-systemet. En af styrkerne ved Plania er integrationen med andre systemer, hvilket giver endnu bedre kontrol i arbejdet.
"Plania er et af vores kerneværktøjer til teknisk facility management og drift. Systemet er integreret med flere af vores andre systemer, hvilket gør det nemt at samle al information ét sted. Det muliggør effektiv deling af information både internt og eksternt," siger Rune Mikaelsen.
Newsec udveksler data mellem Plania og økonomi- og regnskabssystemet samt SharePoint. Sidstnævnte betyder, at Newsec kun behøver at arkivere dokumenterne ét sted, med direkte adgang fra den relevante bygning i Plania.
Fra en webbaseret serviceportal for lejere sendes facility management-information fra lejerne direkte til Plania for videre behandling. Newsec får overblik og dokumentation over alle sager uanset oprindelse. Driftsmedarbejdere kan derfor have en dialog i realtid med lejere om status på sagerne i Plania.
Når nye bygninger tilføjes til Newsecs portefølje, bliver strukturen og bygningens dokumentation hurtigt tilgængelig for brugerne. Procesbeskrivelser indeholder, hvad der er minimumskravene for hver enkelt bygning. Facility management-systemet opsættes med dokumentstruktur og rutiner tilpasset bygningstypen i porteføljen.
Newsec bruger "skabelonbygninger" i Plania for at lette implementeringen af nye bygninger. Skabelonerne omfatter blandt andet periodiske rutiner, tjeklister og dokumentstrukturer. Denne funktion gør det muligt for Newsec at klargøre nye bygninger på få timer.
Fagpersonerne hos Newsec bestemmer opsætning og indhold for skabelonbygninger. Bygningstypen og de tekniske anlæg afgør, hvilke skabeloner og rutiner der anvendes.
"Dette er effektivt for os som organisation inden for drift og vedligeholdelse. Ved at bruge skabelonbygninger sikrer vi, at systemet er tilpasset de relevante krav for bygningen, i overensstemmelse med vores faglige ressourcer og dokumentationsbehov," understreger Rune Mikaelsen.
Newsec har 550 brugere af Plania, hvoraf 250 er ansatte i Newsec. De øvrige brugere inkluderer kunder, lejere og leverandører. Derudover er der omkring 1.000 lejere, der kan indberette sager via Newsecs serviceportal.
"For at være en professionel ejendomsaktør skal du have et relevant facility management-system. Vi er afhængige af, at systemet udvikles i takt med vores krav og behov inden for teknisk facility management og drift. Med Plania som kerneplatform og integrationer til vores andre systemer får jeg det nødvendige overblik til at drive et effektivt arbejde med drift og vedligeholdelse i Newsec," afslutter Rune Mikaelsen.
Newsec har ca. 2.600 ansatte i Norden og Baltikum. Hovedkontoret for Newsec AB ligger i Stockholm. Inden for forretningsområdet Property Asset Management (ejendomsforvaltning) tilbyder Newsec komplet porteføljestyring og leverer alt fra drift og tekniske tjenester til strategisk analyse og porteføljestyring. Velafprøvede og strukturerede processer sikrer en effektiv og sikker administration. (Foto: Newsec)