Effektiv ejendomsforvaltning i Akershus, Buskerud og Østfold regioner
Regionen Viken omfattede i en periode på tre år de tre tidligere regioner Akershus, Buskerud og Østfold. Plania blev implementeret på tværs af organisationen med det formål at skabe en mere samlet, effektiv og struktureret ejendomsforvaltning. Tilsammen administrerer disse regioner en bygningsmasse på over 1 million m², hvor hovedparten udgøres af gymnasier og tandklinikker. Med indførelsen af et facility management-system og tilhørende arbejdsprocesser har ejendomsafdelingerne forbedret både deres kompetencer og effektivitet.
Ensartet drift og vedligehold på tværs af organisationen
"Indtil for tre år siden arbejdede ejendomsafdelingerne i tre forskellige regioner på forskellige måder med forvaltning, drift og vedligeholdelse. Derudover brugte de forskellige systemer til drift og vedligehold, og selv enheder med samme system anvendte det forskelligt," fortæller Rehman Saleem, projektleder og specialrådgiver i drift og vedligehold, i dag hos Viken.
Dette var udgangspunktet for Rehman Saleem og Rebecca Nesbit, der har været centrale drivkræfter i projektet med at vælge og implementere Plania. Rebecca arbejder som rådgiver inden for drift og vedligehold i Viken. De to har i de seneste år arbejdet intensivt med tekniske løsninger, informationsstruktur og uddannelse af organisationen.
Målet med projektet var at skabe et mere effektivt system og en struktureret tilgang med ensartede arbejdsprocesser på tværs af alle enheder.
Et system tilpasset organisationens behov
"For os var det afgørende, at systemet kunne tilpasses vores organisation," understreger Rehman. "Vi vidste præcis, hvad vi havde brug for, og systemet skulle kunne sættes op, så det matchede vores behov."
Med de tidligere systemer og arbejdsprocesser oplevede de:
- Manglende integration mellem systemerne
- Øget tidsforbrug
- Reduceret effektivitet
Det var udfordrende at finde og konsolidere den nødvendige information til at træffe gode beslutninger i ejendomsafdelingen.
I dag bruges systemet til mange områder inden for ejendomsforvaltning, drift og vedligeholdelse, herunder:
- Håndtering af hændelser
- Planlægning
- Budgettering
- Udlejning og indlejning
- Rapportering i forhold til lovkrav
Fælles arbejdsprocesser
"Vi besluttede at starte forfra med et nyt system og etablere en fælles måde at arbejde på," forklarer Rehman. "Samtidig bevarede og videreførte vi gode praksisser og byggede videre på forslag til forbedringer."
De tre regioner har samlet set 100-150 medarbejdere, der arbejder med drift og vedligeholdelse. Disse medarbejdere er spredt over flere lokaliteter og fagområder, herunder driftsoperatører, ejendomsforvaltere, vedligeholdsplanlæggere, driftsledere, teknisk personale og skolepedeller.
Målet med at definere arbejdsprocesser var at opnå større effektivitet, bedre samarbejde og et solidt grundlag for beslutningstagning og prioritering af drift og vedligeholdelse.
Grunddata og løbende uddannelse
Efter valget af Plania var en af de første opgaver at indsamle grundlæggende oplysninger om ejendomme og bygninger fra alle enheder. Selvom informationen fandtes i organisationen, var det nødvendigt at strukturere data på en ensartet måde.
Rehman og Rebecca arbejdede parallelt med at strukturere grunddata og uddanne organisationen. Data blev samlet i et Excel-format, der var tilpasset Planias importmodul, hvilket effektiviserede processen og sikrede høj datakvalitet.
Samtidig blev organisationen uddannet i Plania modul for modul. Nye arbejdsmetoder kræver ofte større eller mindre tilpasninger for brugerne, og den løbende uddannelse øgede kompetenceniveauet og skabte en fælles forståelse for drift og vedligeholdelse. Arbejdsprocesserne blev udviklet baseret på "best practice" og erfaringer fra organisationen, og projektledelsen fokuserede på at samle det bedste fra de tre regioner.
Et solidt fundament for fremtiden
"I dag arbejder vi på en ensartet måde med en fælles forståelse af arbejdsprocesserne. Vi har sikret os et effektivt system, der dækker vores behov," fortæller Rehman. "Plania har også lagt grundlaget for en mere struktureret og effektiv ejendomsforvaltning fremover. Vi har opnået standardiserede arbejdsprocesser, der sikrer, at vores opgaver bliver udført pålideligt og effektivt, uanset lokation eller bruger," afslutter han.
Regionerne oplever nu bedre samarbejde, informationsflow og koordination mellem sektioner som drift, vedligehold og teknisk.
Fra 1. januar 2024 vender Viken tilbage til de tre tidligere regioner Akershus, Buskerud og Østfold. Denne gang følger Plania med som det centrale system til drift og vedligeholdelse i hver ejendomsafdeling.
